这是官方的：

电子邮件掌控着我们的商业生活。

根据麦肯锡全球研究所的数据，我们平均每周花 13 个小时阅读、删除、整理和发送电子邮件。这超过了典型的 40 小时工作周的四分之一！老实说，我们竟然能有这么多时间 任何事物 在办公室取得成就。

提高工作效率的关键是什么？那就是掌控你的收件箱。方法如下：

阻止洪水。

每次检查收件箱时，您删除了多少封不想要的邮件？在您的电子邮件程序中搜索“取消订阅”一词，即可阻止这些垃圾邮件。这将提取您收到的所有定期发件人发送的邮件。浏览搜索结果，并取消订阅那些用不相关的、未经请求的电子邮件堵塞您的收件箱并浪费您时间的发件人。

不要首先检查你的电子邮件。

不，这不是打字错误。虽然这听起来可能违反直觉，甚至适得其反，但将当天的第一封电子邮件检查搁置（至少暂时搁置）背后是有合理逻辑的。当你一头扎进收件箱，没有明确的计划时，你会自动进入“被动模式”：

• 解决昨天的火灾；
• 回应他人的请求；以及
• 可能会改变您的工作重点并打乱您的工作计划。

电子邮件很重要，但检查它不应该是待办事项列表的第一项。首先确定优先事项，然后根据收件箱中的内容进行调整，这样才能掌控自己的一天。

按照规定的时间间隔检查您的电子邮件。

如果你放下手头的一切，立即回复收到的消息，那么你就偏离了任务，影响了工作效率。相反，更明智的做法是“批量”查看电子邮件。决定检查电子邮件的频率，无论是每小时一次、每 15 分钟一次，还是任何适合你日程安排的频率。然后，只在预定的时间间隔检查邮件。

执行“OHIO”规则：仅处理一次。

立即处理您在每封电子邮件中发现的问题。如果不可能，请将其转发给其他人处理，将其归档到适当的文件夹，或安排在以后的时间处理。

使用内置生产力工具。

对于所有那些你必须“稍后再处理”的电子邮件，不要只是标记它们。学习并使用电子邮件程序中包含的生产力工具来组织、确定优先级并整理杂乱无章的收件箱。例如，Outlook 允许你对标记的项目进行颜色编码、为收到的电子邮件创建“规则”，甚至为需要保存的重要电子邮件设置归档系统。

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