Correo electrónico. Tanto si lo amas como si lo aborreces, dos cosas son ciertas:

Es una parte indispensable del negocio.

Y no se quedará en el camino en el corto plazo.

Sin embargo, a pesar de lo omnipresente que es una forma de comunicación por correo electrónico, muchos profesionales no lo utilizan bien: envían densos bloques de texto, envían spam a las bandejas de entrada con correos electrónicos innecesarios de “Responder a todos”, omiten información esencial… ya te haces una idea.

Si conoce a alguien cuyas habilidades de comunicación por correo electrónico podrían necesitar un poco de pulido, comparta estos secretos para escribir mensajes más claros y eficaces:

Tener un propósito singular

Los mejores correos electrónicos tienen un objetivo o hacen una pregunta. En lugar de enviarle a alguien su flujo de conciencia, primero organice sus pensamientos. Elija un propósito general para su comunicación y resuma su mensaje en un punto destacado. Si tienes dificultades para hacer esto, es una señal de que es posible que necesites tener una conversación en tiempo real con la persona a la que estás enviando mensajes.

Ser breve

¿Le gusta leer cinco largos párrafos de texto en un correo electrónico? Tampoco sus destinatarios. Mantenga su mensaje lo más breve posible y vaya al grano rápidamente.

Elementos esenciales de carga frontal

¿Tiene una pregunta importante que hacer o información crítica que compartir? Colóquelo al principio de su correo electrónico o incluso en la línea de asunto.

Utilice herramientas de formato

La mayoría de los clientes de correo electrónico tienen funciones sólidas (por ejemplo, listas numeradas, herramientas de resaltado, familias de fuentes) que puede utilizar para organizar su información y llamar la atención sobre detalles importantes. Recuerde, los destinatarios solo pueden escanear su correo electrónico; facilíteles encontrar lo que necesitan.

Escribir en voz activa

La claridad es esencial en el correo electrónico. La voz activa (es decir, cuando el sujeto de la oración realiza la acción descrita por el verbo) conduce a comunicaciones más concisas, efectivas y seguras.

Respetar a los participantes de la conversación

Antes de presionar automáticamente "Responder a todos", considere si todos realmente necesitan leer su respuesta. Del mismo modo, asegúrese de enviar CC o CCO a las personas que necesiten mantenerse al tanto de las conversaciones. Pensar con unos momentos puede contribuir en gran medida a mejorar el flujo de información.

No incluya información confidencial

¿Qué pasaría si un compañero de trabajo reenviara el contenido de su correo electrónico sin leerlo atentamente? En situaciones en las que deba enviar por correo electrónico información confidencial o sensible, márquelo claramente como tal.

¿La moraleja del post de hoy? Piensa antes de escribir. Un poco de disciplina mental (y la aplicación de estos consejos sobre correo electrónico) pueden mejorar drásticamente la eficacia de sus correos electrónicos.

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