Somos una nación obsesionada con la productividad, siempre buscando nuevas formas de ahorrar horas preciosas y lograr más en menos tiempo en el trabajo.

¿Uno de los mayores saboteadores de la productividad en el lugar de trabajo? Lo has adivinado: reuniones.

Cada año, las empresas desperdician $37 mil millones (sí, con una “b”) sobre reuniones improductivas. Los mandos intermedios informan que dedican 35% de su tiempo a reuniones, y los altos directivos dedican la friolera de 50% de su semana laboral asistiendo a reuniones.

Ya sea que su empresa programe demasiadas o simplemente duren demasiado, las reuniones le roban el tiempo que podría dedicar a sus responsabilidades principales. ¿Puedes saltarte aquellos a los que no te apetece asistir? ¿Desterrar las reuniones por completo? Probablemente no. ¡Pero hay esperanza! Hoy, nuestro equipo comparte algunos consejos de expertos para combatir la sobrecarga de reuniones y hacer que valgan la pena:

Mejorar la planificación de reuniones.

Distribuya una agenda clara (al menos con 24 horas de anticipación) con los temas de discusión, la preparación requerida y un cronograma aproximado, para que todos obtengan el mayor retorno de su tiempo invertido.

Bloquear el tiempo.

Si asiste a varias reuniones regulares en un solo día, esos períodos de tiempo "muerto" de 15 y 30 minutos entre ellas realmente se suman. Cuando planifique varias reuniones, prográmelas seguidas para minimizar la pérdida de tiempo.

Desterrar dispositivos.

Pida a los participantes que guarden sus teléfonos para que los ojos y la atención no se desvíen cada vez que encienden un cigarrillo.

Sea implacable con el tiempo.

Todo el mundo aprecia que las reuniones comiencen y finalicen según lo previsto. Para evitar que los participantes descarrilen las conversaciones o sigan hablando sin cesar, intente utilizar un reloj de cuenta regresiva. Envía un mensaje claro de que el final de la reunión es una fecha límite y le brinda una excusa educada para interrumpir, redirigir y hacer que los asistentes vuelvan a encaminarse.

Programe descansos.

Cualquier reunión de más de una hora debe incluir un descanso. Pida a los participantes que se levanten, se estiren y se muevan. Deles cinco minutos para revisar el teléfono o visitar el baño, y luego invítelos durante otros cinco minutos a algo divertido para romper el tedio antes de volver a concentrarse en la tarea en cuestión.

Desinvitarte selectivamente.

Si bien es probable que su asistencia a determinadas reuniones sea obligatoria, es posible que no siempre sea así. Con el tiempo, las reuniones de rutina pueden perder su efectividad y su asistencia puede no ser esencial. Evalúe periódicamente si es absolutamente necesario asistir a reuniones recurrentes y, respetuosamente, retire la invitación a aquellas que pueda saltarse.

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