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El correo electrónico dirige nuestra vida empresarial.

Según el McKinsey Global Institute, dedicamos, en promedio, 13 horas por semana laboral a leer, eliminar, clasificar y enviar correos electrónicos. ¡Eso es más de una cuarta parte de una semana típica de 40 horas! Honestamente, es una maravilla que tengamos cualquier cosa realizado en la oficina.

¿La clave para una mayor productividad en el lugar de trabajo? Conquista tu bandeja de entrada. Así es cómo:

Detén la inundación.

¿Cuántos correos electrónicos no deseados eliminas cada vez que revisas tu bandeja de entrada? Detenga el bombardeo realizando una búsqueda simple en su programa de correo electrónico del término "cancelar suscripción". Esto extrae todos los mensajes que recibe de remitentes recurrentes. Escanee los resultados y cancele la suscripción a remitentes que obstruyen su bandeja de entrada con correos electrónicos irrelevantes y no solicitados que le hacen perder el tiempo.

No revises tu correo electrónico a primera hora.

No, eso no es un error tipográfico. Si bien esto puede parecer contradictorio, incluso contraproducente, hay una buena lógica detrás de presentar la primera revisión de correo electrónico del día (al menos por un tiempo). Cuando te sumerges de cabeza en tu bandeja de entrada sin un plan claro para el día, automáticamente te ves obligado a entrar en "modo reactivo":

• abordar los incendios de ayer;
• responder a las solicitudes de otros; y
• potencialmente cambiando sus prioridades y descarrilando su jornada laboral.

El correo electrónico es importante, pero comprobarlo no debería ser el primer elemento de su lista de tareas pendientes. Mantenga el control de su día estableciendo primero sus prioridades y luego ajustándolas según lo que encuentre en su bandeja de entrada.

Revise su correo electrónico a intervalos regulares programados.

Si deja todo para responder inmediatamente a los mensajes entrantes, se desvía de la tarea y socava su productividad. En su lugar, es mucho más inteligente "agrupar" sus actividades de verificación de correo electrónico. Decida con qué frecuencia revisará su correo electrónico, ya sea una vez cada hora, cada 15 minutos o lo que se adapte a su horario. Luego, solo verifique los mensajes en esos intervalos predeterminados.

Implemente la regla “OHIO”: Manéjelo solo una vez.

Ocúpate inmediatamente del problema que encuentres en cada correo electrónico. Si eso no es posible, reenvíelo a otra persona para que lo maneje, archívelo en una carpeta adecuada o prográmelo para más adelante.

Utilice herramientas de productividad integradas.

Para todos esos correos electrónicos a los que tiene que "llegar más tarde", no los marque simplemente. Aprenda y utilice las herramientas de productividad que contiene su programa de correo electrónico para organizar, priorizar y controlar una bandeja de entrada que de otro modo sería rebelde. Por ejemplo, Outlook le permite codificar con colores los elementos marcados, crear "reglas" para los correos electrónicos entrantes e incluso configurar un sistema de archivo para los correos electrónicos importantes que necesita guardar.

Conquistar su bandeja de entrada es una excelente manera de mejorar la productividad, pero a veces necesita ayuda adicional para hacer las cosas. ¡El personal de Exact está aquí para ayudarle!

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